Procesoptimalisatie

Verbeteren willen we allemaal. Dat kan door iets nieuws te ontwikkelen of door een beter product te maken met minder kosten en verspilling. De altijd-lerende-organisatie is een ideaal dat veel wordt nagestreefd. Maar in een bestaand proces een verandering aanbrengen, stuit met regelmaat op weerstand uit de organisatie. Logisch, want soms heeft een verandering een behoorlijke impact op de betrokkenen. Hoe ga je daarmee om? Hoe pak je verbetering en digitale transformatie goed aan? Wij helpen u graag, aan de hand van onze Meridion methode. 

Waarom procesoptimalisatie?

Soms is een verbetering nodig, omdat er een incident heeft plaatsgevonden en we herhaling in de toekomst willen voorkomen. Maar steeds vaker zien we professionele organisaties waar verbeteren in het DNA van de organisatie verweven is. Deze organisaties hebben de intrinsieke wens om te blijven verbeteren en we zien dat dit veel minder stress veroorzaakt, dan wanneer er correctief wordt verbeterd. Het is immers ook beter om je dak preventief te vernieuwen als de zon schijnt, in plaats van in de stromende regen.

Minder stress betekent leuker werk. Het effect van procesoptimalisatie is dat iedereen elke dag zijn werk met plezier doet.

Onder de streep zijn er drie drijfveren voor procesoptimalisatie:

Besparen van
tijd en geld

Verbeteren
concurrentiepositie

Voldoen aan
wet- en regelgeving

PDCA cirkel Deming

Hoe pakken wij procesoptimalisatie aan?

De kern van onze Meridion methode is de PDCA (Plan, Do, Check, Act) methodiek van Deming. Dit brengt structuur, is breed toepasbaar en allesoverstijgend. Echter zijn standaard modellen vaak net niet goed of specifiek genoeg en zijn ze wat beperkend. Daarom gaan wij verder waar de standaard ophoudt, in de manier waarop wij het proceslandschap vormgeven. We maken alles meetbaar en houden het realistisch (en zo eenvoudig mogelijk). Een opdrachtgever ziet hierdoor direct verbetering in de processen.

Dit staat voor procesoptimalisatie met behulp van data uit IT-systemen. We zoeken bij het vastleggen van processen eerst naar indicatoren die door medewerkers beïnvloed kunnen worden. Door data te verzamelen over het functioneren van de processen, kunnen we na een maand of drie het verbeterproces in gaan. Bovendien wordt gelijktijdig de implementatie van het managementsysteem aangepast.

Na het opstellen van de grote lijnen in een roadmap, werken we met scrums. Hiermee kunnen we met korte lijnen en scherpe prioritering iteratief en coöperatief ontwikkelen. In standup meetings bespreken we waar we sinds de vorige meeting aan hebben gewerkt, tegen welke issues we aanlopen en wiens hulp we daarvoor nodig hebben. Het verbeteringsproces wordt hiermee versneld en vereenvoudigd. Er is continu communicatie tussen de product-owner en de opdrachtgever. We minimaliseren de foutkans en hebben zo met elkaar meer plezier in het werk.

Verbeteringen kunnen groot of klein zijn. Ook de kleinste verbetering kan een groot effect hebben. Het motto hierbij is ‘think big, act small and improve’. Dit sluit aan op de Kaizen filosofie: vele kleine stapjes zorgen voor gedegen procesoptimalisatie. Zeker als die vele kleine stapjes gedragen worden door de hele organisatie. Verbetering kan elke dag, bij iedereen, op elke plek. 80% van de potentiële verbetering komt vanuit mensen aan de frontlinie van een organisatie. De overige 20% kan worden behaald door een projectmatige aanpak van een grotere verandering, zoals de implementatie van een nieuwe tool.

Belang van het Proceslandschap

Om een proces te kunnen verbeteren, moet er eerst inzicht zijn in het proces. Onder meer wordt per proces vastgelegd wat de doelstelling is. Daarnaast zijn duur, start- en eindpunt en de stappen van het proces van belang. Van alle betrokkenen worden taken, rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden vastgelegd en wordt er een communicatiestructuur gesteld. Relaties tussen andere processen worden aangebracht en de KPI’s (Key Performance Indicators) worden bepaald.

 

Dit klinkt misschien wat complex. Het resultaat is echter een ultiem overzicht – wij noemen dit het proceslandschap – waardoor we kunnen focussen op de stappen die er echt toe doen. Daarna is het een kwestie van verspilling elimineren, het herontwerp implementeren, meten en borgen.

Proceslandschap Meridion

Gerben den Dunnen

Gaat u liever direct in gesprek met een deskundige op het gebied van Procesoptimalisatie? Neem dan gerust contact op met Gerben den Dunnen, Commercieel directeur en Lead Consultant bij Meridion.