Mondriaan GGZ in Heerlen is een instelling van formaat. Misschien niet direct vanwege het aantal gebouwen of medewerkers, maar zeker vanwege de ambitie en het oog voor de menselijke maat. Voor de mensen bij Mondriaan staat de cliënt centraal en zij geloven in het beginsel dat een cliënt eigenaar moet zijn van zijn/haar gegevens. Dit geloof is het startpunt geweest voor het aangaan van een VIPP-traject. Dit staat voor het Versnellingsprogramma voor Informatie-uitwisseling tussen Patiënt en Professional. Het doel is dat de patiënt of cliënt meer inzicht krijgt in zijn eigen zorg. Een ingrijpend traject dat raakvlakken heeft in veel processen in de organisatie. Complexiteit gegarandeerd! Lees waar Mondriaan tegenaan liep en (spoiler-alert) hoe zij succesvol de VIPP audit zijn doorlopen.
We spreken met James Straube, I&A adviseur bij Mondriaan GGZ en progammamanager van het VIPP traject. “I&A staat voor Informatisering en Automatisering. Qua Automatisering hebben we bijvoorbeeld een eigen datacenter, dat we samen met partner KEMBIT draaiende houden. Onder de vlag van Informatisering zijn wij aan de slag gegaan met VIPP 3 (specifiek voor GGZ instellingen). Als adviseur ben ik met mijn collega’s bezig met een transitie van operationeel naar een regie-voerende rol.”, aldus James. Hij vertelt hoe hij in de zorg terecht is gekomen. “Daarvoor werkte ik in het bedrijfsleven, maar door omstandigheden in de familie kwam ik in aanraking met de zorg. Ik was daar zo van onder de indruk en tegelijk zag ik wat er op het gebied van Informatica nog te verbeteren viel. Daarom besloot ik mijn expertise in de zorg te gaan inzetten. In de loop der jaren heb ik in verschillende lagen van de zorg gewerkt en uiteindelijk ben ik bij Mondriaan terecht gekomen. Het karakter van deze organisatie sluit perfect aan bij mijn persoonlijke drijfveer om de zorg voor de cliënten te verbeteren.”
Van EPD naar PGO
Een patiëntenportaal wordt doorgaans vanuit een zorginstelling aangeboden. Iemand logt in op dit portaal en ziet direct de medische gegevens die deze zorginstelling van een patiënt heeft. Zo hebben verschillende zorginstellingen elk een klein stukje van het complete Elektronisch Patiënten Dossier van een persoon. Hierin schuilt een risico; als er niet voldoende wordt samengewerkt in de zorgketen, bestaat de kans dat er medische informatie ontbreekt, wat desastreuze gevolgen kan hebben. Door het ontbreken van medische informatie vallen jaarlijks ca. 75 doden door medicatieproblemen.
Daaruit is de PGO-gedachte ontstaan. Dit staat voor Persoonlijke Gezondheidsomgeving en deze is gebaseerd op de wens om de patiënt via 1 centrale plek toegang te geven tot zijn gegevens, waarvan hij/zij ook eigenaar is. De patiënt kan een zorginstelling toegang verlenen tot de gegevens, waar dat nodig is.
Om deze gecentraliseerde aanpak in goede banen te leiden, heeft MedMij een afsprakenstelsel gecreëerd. Deelnemende zorginstellingen moeten compliant zijn met deze afspraken als zij een PGO aanbieden. Meestal loopt dit via zogenaamde DVZA’s (Dienstverlener in het Zorgaanbieders domein). Dit zijn doorgaans de softwareleveranciers die het EPD hebben gemaakt of die de verbindingen faciliteren, zodat er een veilige omgeving ontstaat.
De gedachte van de PGO is mooi en vanuit de overheid wordt het aanbieden ervan gestimuleerd, maar James ziet nog wel wat problemen. “Als ik bij mij in de straat vraag wat een PGO is, haalt iedereen zijn schouders op. Het leeft niet in de maatschappij en zelfs binnen het zorglandschap heerst er verdeeldheid. Zo willen sommige zorginstellingen hun informatie niet delen, uit privacyoverwegingen. Wat mij betreft begint het met het voeren van een grootschalige maatschappelijke communicatiecampagne, om de vraag vanuit het publiek te creëren.”
VIPP vanuit ambitie
Desondanks heeft Mondriaan GGZ de keuze gemaakt om het VIPP-traject in te gaan. “Wij willen vooroplopen en open staan voor meer samenwerking in de keten.”, vertelt James. “Bij ons staan cliënten centraal en daarom willen we zorgen dat zij zo spoedig mogelijk na hun consult inzicht hebben in hun bijgewerkte medische gegevens. Volgens de VIPP-norm is die termijn binnen 7 werkdagen. Wij willen laten zien dat we klaarstaan voor de samenwerking. Van de in totaal 87 GGZ instellingen in Nederland, zijn wij de 4e die dit traject succesvol hebben afgerond. Sommige van onze collega’s zijn veel groter dan wij, dus hiermee laten we duidelijk onze ambitie zien.”
Over weerstand en acceptatie
VIPP heeft enorm veel raakvlakken in alle facetten van de organisatie. Logischerwijs stuit je op wat weerstand als je van mensen vraagt om anders te gaan werken. James: “In de zorg zijn het traditioneel de medici die het voor het zeggen hebben. Dus je kunt je voorstellen dat het wat politieke druk oplevert, als er beleid wordt opgelegd waardoor de macht verschuift. Dat voelt als een restrictie. Dat zagen we natuurlijk aankomen, dus hebben we de VIPP activiteiten verankerd in andere projecten, die heel dicht tegen de dagelijkse zorg aan staan. Iedereen wil bijvoorbeeld dat de wachtlijsten verkort worden. Bij Mondriaan heet dit ‘Project Voordeur’. Door de processen in dit project te optimaliseren, zorgen we dat cliënten sneller terecht kunnen. Zo voorkomen we escalatie van hun problematiek en daar is iedereen bij gebaat. Deze optimalisatieslag is onderdeel van VIPP, dus voor ons is VIPP een cadeautje. Het geeft ons de tools om te versnellen en direct te zorgen voor interne acceptatie.”
Beter af met externe hulp
“Voor ons begon 3,5 jaar geleden het VIPP-traject. Direct bij aanvang kregen we een audit-boekje.” Om verkeerde aannames te voorkomen, besloot James een externe ‘spelleider’ in te schakelen. “Ik zie het ook echt als een spelleider. Geen auditor die als een politieagent met een corrigerende vinger boven ons staat, maar iemand die náást ons staat en ons begeleidt om dit zo efficiënt mogelijk tot goed resultaat te brengen. Op een short list van RE Auditors kwam ik de naam Paul Willems tegen. Die naam kende ik via een samenwerking met Dekra in de regio en ik wist dat Meridion ook al samenwerkte met andere GGZ-instellingen. Paul hielp ons met het uitleggen van de norm, ook naar de organisatie toe. Vanuit Paul is het audit team ontstaan, waarbij Jan Willem van Hoorn het project heeft overgenomen. We zijn echt samen opgetrokken. Zo hebben we een kick-off sessie georganiseerd voor alle medewerkers, waarin Jan Willem de auditnormen en auditstrategie heeft uitgelegd. Ook zijn er vragen-uurtjes in het leven geroepen, waar projectleiders en medewerkers terecht konden met hun vragen. Die vragen waren voor Jan Willem weer een mooi handvat om het proces verder vorm te geven. Dit soort partnership geeft echt vertrouwen.”
Voordat een audit wordt uitgevoerd, is het raadzaam om een pre-audit (ofwel proef-audit) te doen. Zie het als een generale repetitie, waarbij eventuele verbeterpunten en tekortkomingen nog kunnen worden opgevolgd. James: “Door de begeleiding en de pre-audit, hebben we echt een hele goede audit gehad.”
Op de vraag of ze dan nergens tegenaan liepen, lacht James: “Er is altijd wel iets… Zo kregen we 5-voor-12 te horen van het Ministerie van VWS dat een Toegankelijkheidsverklaring (Digitoegankelijkheid) vereist was vanuit de audit norm. Dat was een verrassing en qua timing kwam het heel slecht uit. Dit zou erg vertragen en we hadden de audit al gepland staan. Uiteindelijk heeft Meridion uitgeplozen welke eisen er wel en niet valide waren in onze situatie. Zij hebben vervolgens geschakeld met de koepel VIPP GGZ en de bezwaren kenbaar gemaakt. Dit heeft ertoe geleid dat het Ministerie van VWS dit heeft omgezet naar een vrijwillige verklaring (voor alle GGZ-instellingen die hier in de toekomst mee te maken krijgen). Dit is een eigen verklaring, die weliswaar gebonden is aan regels. Maar dit leverde aanzienlijke tijdsbesparing op.
Nog een voorbeeld waar we snel op hebben geschakeld: in de norm zijn onderdelen A (informatie) B (medicatie) en C (eHealth) opgenomen. In A1 staat onder meer omschreven dat minimaal 10% van de patiënten in de laatste 30 dagen moest zijn ingelogd in het patiëntenportaal. Het behalen van de A1 is voorwaardelijk om door te gaan naar onderdelen B en C, dus dit is erg belangrijk. We kwamen er alleen vrij last-minute achter dat we op ‘slechts’ 3% zaten. Als we dit criterium niet zouden halen, hield dat in dat we de subsidie van 600K Euro moesten terugbetalen die we ontvingen voor het realiseren van de integratie. En daarbij heb je nog de kosten die je hebt gemaakt om alles te behalen. Op advies van Jan Willem zijn we een campagne gestart, om dit cijfer omhoog te krijgen. Zo hebben we bel-teams ingezet, posters bij de toegangen van de Mondriaan locaties opgehangen, flyers verstrekt en patiënten/cliënten uitgelegd dat het gebruik van het patiëntenportaal voordelen met zich meebrengt. Puur gericht op het beïnvloeden van kennis, houding en gedrag. Binnen de kortste keren zaten we daarna boven de 10% en we zien dat het percentage zich stabiliseert.”
Op 6 en 13 september 2021 werden de audits met succes behaald. “Mede dankzij de pre-audit waren we al behoorlijk zeker van onze zaak. Daarbij hadden we een goede checklist die we in Microsoft Teams hadden vastgelegd. Teams werkte zo voor ons als managementsysteem. Ideaal om dit in je eigen omgeving te kunnen doen.”
Wat volgt er nu voor Mondriaan GGZ?
Met het succesvol afronden van de VIPP audit, is Mondriaan klaar om nieuwe informatiseringswegen in te slaan. James: “We zitten momenteel in een transitie van het afbouwen van Automatisering en het opbouwen van Informatisering. Dit houdt onder meer in, dat we ons eigen datacenter deels gaan migreren naar de cloud en deels naar een hosting-partij. Hiermee wordt de beschikbaarheid en integriteit van onze data verder geoptimaliseerd. Ook gaan we eHealth door ontwikkelen. Hierbij worden MindDistrict en NiceDay verder doorgevoerd in de organisatie.
Niet alleen op technisch vlak ontwikkelen we door, maar we hebben natuurlijk ook aandacht voor onze mensen. Zo zijn we bezig met een medewerkersportaal, hebben we recent een CISO en een strategisch adviseur geworven en gaan we het team nog uitbreiden met een Functioneel Beheerder. Zoals de kracht van onze zorg is geworteld in onze menselijke aanpak, zo is de kracht van onze informatiebeveiliging geworteld in zelfsturende teams. Met deze componenten én onze partners, gaan we vol vertrouwen de toekomst tegemoet.”
Wilt u beginnen met VIPP?
Of misschien hebt u een andere audit-uitdaging? Onze experts helpen u bij elke stap en staan garant voor een soepel VIPP traject. Neem vrijblijvend contact op met Jan Willem van Hoorn (Consultant en Sr. Auditor bij Meridion) en ontdek de mogelijkheden.
